PDF User Manual

  1. Home
  2. Manuals
  3. Teklynx HTML Form Generator User Manual

Teklynx HTML Form Generator User Manual

Made by: Teklynx
Type: User Guide
Category: Software
Pages: 17
Size: 0.77 MB

 

Download PDF User Manual



Full Text Searchable PDF User Manual



background image

User’s Guide

DOC--GU--GFHTML--US--11/07/00

HTML Form Generator

 


background image

The information in the present documentation is not of a
contractual nature. It is subject to modification without prior
notice.

The software described in this manual is regulated by a user
license. The software cannot be used, copied or reproduced on
any media whatsoever, except in compliance with the terms of
this license.

No part of this manual may be copied, reproduced or
transmitted by any means whatsoever (unless it is for the
purchaser’s personal use) without the written permission of

Teklynx International Co.

E

2000

Teklynx International Co,

All rights reserved.

Windows

t

t

t

t

,

MS-DOS

â

are registered trade marks of the

Microsoft

â

Corporation

.

IBM

,

PC

,

AT PS/2

are registered trade marks of the

International Business Machines

, Inc.

 


background image

Table of contents

About This Manual

Page - 1

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Documentation provided

Page - 1

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Typographical conventions

Page - 1

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

HTML Form Generator

Page 2 - 2

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Introduction

Page 2 - 2

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Generating a Form

Page 2 - 3

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Step 1

Page 2 - 3

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Step 2

Page 2 - 5

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Step 3

Page 2 - 5

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Step 4

Page 2 - 7

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Step 5

Page 2 - 7

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Step 6

Page 2 - 9

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Using Data Entry Forms

Page 2 - 11

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Printing Locally

Page 2 - 11

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Printing via the Internet

Page 2 - 11

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1

2

 


background image

About This Manual

Complete documentation is available to help you make optimum
use of

HTML Form Generator

.

The

User’s Guide

offers you a quick guided tour of the software

to get you off to a good start with its basic functions. In this
manual you will find all the procedures for installing, setting up
and using the software.

This manual distinguishes between different types of information
by using the following conventions:

S

terms taken from the interface itself, such as commands,
appear in

bold

;

S

keys appear in small caps, as in the following example:
”Press the

SHIFT

key”;

S

numbered lists mean there is a procedure to follow;

S

when the conjunction ”or” appears next to a paragraph it
means there is the choice of another procedure for carrying
out a given task;

S

When a menu command contains submenus, the menu name
followed by the command to select appears in bold. Thus,
”Choose

File Open

” means choose the

File

menu, then the

Open

command.

This symbol gives hints for optimizing certain tasks, speeding up
the execution of commands, and so on.

This symbol highlights important information about a particular
function or procedure.

Documenta-
tion provided

Typographical
conventions

1

 


background image

HTML Form Generator

Introduction

HTML Form Generator

is a multilingual HTML format data entry

form generator, dedicated to document printing.

HTML Form Generator

allows you to create forms quickly and

easily, thanks to a wizard that guides you through the whole
operation.

The application allows you to associate a data entry form with
each existing document, in a similar way to the

Form

in your

labeling software. The major advantage of using HTML is that it
can be edited quickly and easily using a wide range of software
packages, such as FrontPage, Word, and so on. This gives you
total control over the way your forms look.

Once generated, these forms can be used alone on your local
workstation, or coupled with

Sentinel Print Pack

on your

company’s intranet. When operating in classic

Form

mode, data

is entered manually by the operator and printed locally. When
operating in automated mode, data is transmitted in the form of
records in a file, with final printing carried out by

Sentinel Print

Pack

.

2

 


background image

Page 2 -- 3

HTML Form Generator

Generating a Form

"

"

"

"

Launching HTML Form Generator:

S

Launch

HTML Form Generator

from the Windows

Start

menu.

or

S

Click on

.

or

1

Launch your labeling software.

2

Select

Tools HTML Form Generator

.

The following window appears: Step 1

Figure 1

Step 1 of the Wizard

This first step allows you to select the Wizard display language
and the print mode.

"

"

"

"

To select the display mode:

HTML Form Generator

’s interface display can be translated

instantly.

1

Click on the flag in the top right-hand corner of the window.

The

Select language

dialog box appears.

2

Select the required language, then click on Close.

Step 1

 


background image

Page 2 -- 4

HTML Form Generator

You can select the language you prefer at any stage in the form

generation process. The language you choose will also be applied
to the HTML forms.

"

"

"

"

To define the print mode:

Step 1 allows you to choose the print mode, i.e. local print
(printer connected to your computer) or Internet print (printer
connected via a network).

1

Check

Local print

or

Internet print

.

2

Click on

Next

.

The Step 2 window appears.

Figure 2

Step 2 of the Wizard

 


background image

Page 2 -- 5

HTML Form Generator

This step allows you to customize your forms. A list of different
page backgrounds is available

"

"

"

"

To customize your form:

1

Select the page background you prefer.

2

Click on

Next

.

The Step 3 window appears.

Figure 3

Step 3 of the Wizard

Note

The program offers you a number of different background ima-

ges. However, if you prefer, you may also add your own back-
grounds (in GIF format) by copying them into the images file of
the installation folder.

This step involves specifying a form template.

You may choose from among the following six templates:

S

Template 1

: the form fields are arranged in two columns.

S

Template 2

: the form fields are arranged in two columns

with a fixed size preview image of the document to be prin-
ted.

S

Template 3

: the form fields are arranged in two columns

with an actual size preview image of the document to be
printed.

S

Template 4

the form fields are arranged in a single column.

S

Template 5

: the form fields are arranged in a single column

with a fixed sized preview image of the document to be prin-
ted.

Step 2

Step 3

 


background image

Page 2 -- 6

HTML Form Generator

S

Template 6

the form fields are arranged in a single column

with an actual size preview image of the document to be
printed.

Note

When using two columns, the HTML coding is more complicated
and thus more difficult to work with. Fields arranged in a single
column, on the other hand, are not organized in any particular
way. They are simply placed in a stack, one on top of the
other. This makes them easier to edit and organize using an
HTML page editor.

"

"

"

"

To select the form template:

1

Select the required template.

2

Click on

Next

.

The Step 4 window appears.

Figure 4

Step 4 of the Wizard

 


background image

Page 2 -- 7

HTML Form Generator

This step allows you to choose between creating one form, or a
number of forms. In the latter case,

HTML Form Generator

gives you the option of creating a summary containing the
names of all the forms you create.
The summary will allow you to access your forms directly.

"

"

"

"

To name the summary:

1

Check the required options.

2

If necessary, give the summary a different name by entering
it in the text box.

3

Click on

Next

.

The Step 5 window appears.

Figure 5

Step 5 of the Wizard

Note

In the case of network printing (via the Internet), it is advisa-
ble to give the contents the same name as that of the default
page created by your Internet server. It is usually
DEFAULT.HTM.

This step involves selecting the documents for which you wish to
generate a data entry form.

"

"

"

"

To select the documents:

1

Click on

The

Open

box appears, allowing you to select the required

documents.

Step 4

Step 5

 


background image

Page 2 -- 8

HTML Form Generator

2

By holding the

CTRL

(or

SHIFT

) key down, you can select seve-

ral files at the same time by clicking on them with the
mouse.

3

Confirm your choice by clicking on

OK

.

All selected documents will appear in the Wizard window.

4

Complete this stage by clicking on the

Next

button.

The Step 6 window appears (the final step).

Figure 6

Step 6 of the Wizard

Note

You can repeat the file selection process as many times as
necessary, particularly if the files are located in different fol-
ders.

If you chose to generate a single form only, you will only be able
to select a single file. In this case, the window will look slightly
different.

 


background image

Page 2 -- 9

HTML Form Generator

This final step consists of selecting the folder in which the HTML
forms will be saved.

"

"

"

"

To select the form archive folder:

1

Click on

.

The

Browse for folder

dialog box appears. This allows you

to select the folder in which you wish to save your forms.

2

Select the required folder, then click on OK in the dialog box.

The

Suppress the old forms from the folder

option allows the

selected folder to be cleared instantly. In this way, you can be
certain that all forms located in this folder are up to date.

Note

In the case of network printing (via the Internet), the form
archive folder can be the intranet site’s root folder. For exam-
ple:

C:\INETPUB\WWWROOT\[MY SITE].

"

"

"

"

To launch form generation:

All parameters are now defined, and

HTML Form Generator

is

ready to create your forms.

S

Click on

Process

to launch form generation.

Form generation takes a few seconds, current status is dis-
played during the operation. Once form generation is com-
plete,

HTML Form Generator

launches Microsoft Internet

Explorer then shuts down automatically.

Depending on the option checked earlier, Internet Explorer
will display either the one form, or the summary of forms.

Step 6

 


background image

Page 2 -- 10

HTML Form Generator

The example below shows an example summary displayed by
Internet Explorer:

Figure 7

Example of a summary displayed by

Internet Explorer

Internet Explorer version 4 or higher

is required for dis-

playing HTML forms.

 


background image

Page 2 -- 11

HTML Form Generator

Using Data Entry Forms

The form consists of the following elements:

S

The fields corresponding to the document variables currently
being processed;

S

The field corresponding to the number of pages to be prin-
ted;

S

The field corresponding to the number of copies of each page
to be printed;

S

The field corresponding to the number of copies in the batch
to be printed;

S

The list of printers. This list is initialized when the HTML page
is loaded, and includes all the your labeling software printers
(Windows or thermal transfer) connected to your PC;

S

The

Print

button.

"

"

"

"

To launch form printing:

1

Complete the data entry fields.

2

Click on

Print

.

The data is instantly transmitted to your labeling software, which
handles the document printing.

This mode allows you to delocalize document printing. You can
then launch document printing from any workstation on your
company’s intranet.

This is done by generating and saving all forms on your intranet
site. By simply connecting to the site, the forms can be relocated
to your workstation. The data, sent to your site’s backup folder,
is then intercepted by

Sentinel Print Pack

, which handles final

document printing.

Printing via the Internet requires a specific hardware configura-
tion. Since

HTML Form Generator

conforms to Microsoft

standards, your Internet/intranet server must be a Microsoft
Internet Information Server (MIIS), version 3.0 or higher.
However, forms can be accessed using Netscape Navigator as
well as Microsoft Internet Explorer.
This printing mode also requires

Sentinel Print Pack

to be

installed on the workstation acting as the Internet server.

"

"

"

"

Installation and Configuration

The diagram below shows how HTML Form Generator functions in
Internet or intranet mode.

Printing
Locally

Printing via
the Internet

 


background image

Page 2 -- 12

HTML Form Generator

”site\”

_Private

Sentinel

PrintPack

Print Server + Microsoft Internet

Server + HTML Form Generator

Reception folder, read/write access not restricted

by the Internet server.

Data

Copy of the

”.DAT file”

Workstation

Forms imported using

http

Print

jobs

Network

Network

* MIIS = Microsoft Internet Information Server

Figure 8

Internet/intranet Diagram

Note

This section mainly concerns the Internet administrator.

The following applications must be installed on the Server:

S

HTML Form Generator

S

Internet Server (Microsoft Internet Information Server, ver-
sion 3)

S

Sentinel Print Pack

Users can load the required forms onto any workstation using
the http protocol. Once the data entry form is complete, all that
remains is to launch printing.

HTML Form Generator

sends the

data to the printer in the form of DAT files on the Internet
server,

Sentinel Print Pack

then analyzes the files and

authorizes document printing.

 


background image

Page 2 -- 13

HTML Form Generator

"

"

"

"

Configuring the File Sentinel

In order for

Sentinel Print Pack

to recognize the format of the

different data files, a few settings must be adjusted.

1

Launch

Sentinel Print Pack

.

The main Sentinel PrintPack window appears on the screen.

2

Select an ASCII sentinel in file transfer mode.

3

Click on

Add

.

4

Name the sentinel, and specify the local folder in which the
data files transmitted by

HTML Form Generator

are found.

This is generally the _private directory of your Internet site.

Note

The _private directory is automatically created if you set up
your site using Microsoft FrontPage. This is the only directory
that authorizes read and write access.
If your site does not contain this folder, you will need to create
it and assign the necessary access rights.

5

Configure the

Delimiters

using the

Delimiters

tab.

In this case, we are only interested in the delimiters assigned to
table assignment. The default values are described in detail
below. Theoretically, there is no reason why you cannot leave
them as they are.

Delimiter

Value

Start of header

None

End of header

{CR}{LF}

Start of data

None

End of data

{CR}{LF}

Data separator

,

 


background image

Page 2 -- 14

HTML Form Generator

6

Select the different

check variables

using the

Check varia-

bles

tab. The default values are described in detail below.

Theoretically, there is no reason why you cannot leave them
as they are.

Name

Value

Document filename

LAB_NAME

Documents in a batch

LAB_QUANTITY

Copies of each page

PAGE_COPY

Copies of each document

LABEL_COPY

Labels between cuts

INTERCUT

Printer and port

THT_NAME

Initializing the printer

CDE_LINE

7

Select the

target

printer (the one forms will be printed on).

"

"

"

"

Generating and printing forms via the Internet

Explanations concerning form generation are given at the
beginning of this manual.

Once the forms are organized and stored on the site:

1

Connect to the site using the http protocol to load the requi-
red form.
Example: http://MachineName.SiteName/my_document.htm.

Note

The form contains the same elements as in local printing mode
(see Page 2 - 11), except the list of printers as these are mana-
ged by

Sentinel PrintPack

.

2

Complete the data entry fields, then click on

Print

.

The data is saved as a record in a DAT file.

Sentinel Print

Pack

analyzes and manages the final printing.