PDF User Manual

  1. Home
  2. Manuals
  3. Card System Technologies 510ARcs Reference Manual

Card System Technologies 510ARcs Reference Manual

Made by: Card System Technologies
Type: Reference Manual
Category: Payment Terminal
Pages: 24
Size: 1.84 MB

 

Download PDF User Manual



Full Text Searchable PDF User Manual



background image

 

 
 
 
 
 

 510ARcs 

 

Reference Manual 

Volunteer/Community Service Application 

 

 

 

 

 

 

 
 
 

Issued 12 June 2016 

Software Release 17 May 16 

(Check 510AR.com for revisions) 

 
 
 
 
 

 


background image

 

 
 

Card System Technologies 
2012A Morris Ave 
Union, NJ 07083 
Ph: 908-686-7220 
Web: 510AR.com for ordering equipment and supplies 

 

 

 

 

 

Contents 

 

Operation Procedures 

 

 

 

 

 

 

 

What is included 

 

 

 

 

 

 

 

 

Installation 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

To Change Date and Time   

 

 

 

 

 

 

Idle Prompt 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

To punch IN and OUT  

 

 

 

 

 

 

 

Day end 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Loading Paper   

 

 

 

 

 

 

 

 

Recorder Overview   

 

 

 

 

 

 

 

Manager Access Functions 

 

 

 

 

 

 

Function Menu   

 

 

 

 

 

 

 

 

Selected Function Codes   

 

 

 

 

 

 

Volunteer Profiles  

 

 

 

 

 

 

 

 

10 

Sort Volunteer Profile  

 

 

 

 

 

 

 

10 

Print all Volunteer Profiles  

 

 

 

 

 

 

10 

Entering Letters and special characters 

 

 

 

 

10 

To Enable Automatic Daylight Savings Time 

 

 

 

11 

To change 3-Line Report Header  

 

 

 

 

 

11 

To Add New Volunteers 

 

 

 

 

 

 

 

11 

To Edit Existing Volunteers 

 

 

 

 

 

 

11 

To Terminate (delete) or Change Punch ID   

 

 

 

12 

Relative Punch Options 

 

 

 

 

 

 

 

12 

Activate magnetic card Reader   

 

 

 

 

 

13  

Activate Volunteer Magnetic Card/Badge 

 

 

 

 

13 

To Print Magnetic Card Labels   

 

 

 

 

 

13 

To reuse a magnetic card   

 

 

 

 

 

 

13 

To Make Manager Punch Corrections for  

Current Recording Month   

 

 

 

 

 

14 

To Make Manager Punch Corrections for  

Saved Recording Month 

 

 

 

 

 

 

14 

To terminate (delete) or to change punch ID 

 

 

 

14 

To Print Status of All Volunteers  

 

 

 

 

 

15 

To Print Service Confirmation receipt  

 

 

 

 

15 

To Print Stick-on Badge 

 

 

 

 

 

 

 

15 

To print reports  

 

 

 

 

 

 

 

 

15 

510AR.com 
Copyright © 2016 Card System Technologies All Rights reserved. Official site of 510AR

 

JD 163 

 


background image

 

Sample Time Pull Sheet 

 

 

 

 

 

 

 

16 

To print Who’s at work now Report 

 

 

 

 

 

16 

Site setup and auto functions 

 

 

 

 

 

 

17 

To set auto functions  

 

 

 

 

 

 

 

17 

To Purge Volunteers Who Comported Service 

 

 

 

18 

Reports 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19 

Preloaded 500 Profiles ARcs 

 

 

 

 

 

 

20 

Table of Function Codes   

 

 

 

 

 

 

21 

Volunteer AR Procedures Guide  

 

 

 

 

 

22 

Addendum I Communications 

 

 

 

 

 

 

23 

 

 

 

Please read before using 

 
The 610AR replaces manual sign-in log sheets used to calculate Volunteer hours 
worked for entry into a spreadsheet maintained for a school, food bank, or other 
Volunteer  service  facilities.  The  AR  also  supports  Court  Mandated  Community 
Service Volunteering where Volunteers have open ended number of hours to be 
served. The AR also can print labels using a continuous roll of adhesive thermal 
paper. Labels can be pasted on re-useable magnetic swipe cards or to clothing 
as a faculty security ID badge.  
 

NOTE 

The AR’s data is secure as the unit is completely standalone and does not 

require a connection to a PC nor the Internet, nor a phone line. 

 

AR  products  work  in  Real-Time.  This  not  only  means  that  your  data  is  always 
available live and up to the minute, it also means you eliminate the possibility of 
lost or corrupted data problems, which can occur with "polling devices" as they 
transfer  data  at  various  intervals.  Volunteers  are  able  to  view/print  their  own 
day/cumulative period hours when logging out. 

 

The AR maintains a Punch (log) File (up to 30,000 records) and Volunteer Profile 
File (up to 500) that its internal computer used to produce printable records of 
Volunteer hours separate from other sign-in/sign-out punch books. It makes 
tabulations instantaneously. 

 

There is no need to ask Volunteers to keep a running total of their hours as the 
AR  does  it  for  them.  Volunteers  can  instantly  print  a  running  total  of  hours  for 
the service period (monthly or continuous) and for the current day when they log 
out for the day.  

 

The  AR  also  maintains  a  separate,  printable  page  or 

“pull  sheet”  recording  for 

each  Volunteer,  as  well  as  an  accurate  total  of  all  Volunteers  for  the  recording 
period and submission to: 

 

 

PTA  President  when  requested  for  preparation  of  the  PTA  Annual 
Report. 

 


background image

 

 

Court  or  Parole  Officer  for  completion  of  Court-ordered  Community 
Service 

 
The  AR  has  the  option  of  using  a  telephone  line  or  a  direct  communication 
feature  to  connect  to  a  PC.  A  number  of  formatted  files,  including  Pull  Sheets, 
can  be  accessed  for  storage  and  later  retrieval. 

CSTI’s  optional  PC  UTILITY 

program enables remote telephone polling, or a local direct connection to the AR 
Time Recorder. See Addendum I at the end of this instruction.

 

 

 

 

 

 Operation Procedures 

H

ere’s a summary of how it works if a Security Badge is needed. 

 

1. Volunteer Checks In

: A Volunteer arrives and checks in using the 510AR Mod cs. 

2. Nametag Is Printed

: A personalized Volunteer nametag instantly prints. 

3. Grab & Go

: The Volunteer grabs the nametag, puts it on, and gets to work. 

Yep,  that’s  it.  No  more,  handwritten  labels,  or  wasted  badges.  Everything  happens 
real-time, providing an efficient, yet personalized Volunteer experience. 
 

The  AR  is  configured  to  be  up  and  punching  in  minutes  Simply  plug  it  in,  adjust  the 
time  to  your  location,  and  give  your  Volunteers  a  Punch  ID.  The  machine  is  shipped 
with generic employees pre-loaded, starting with 101 to 650  

ID  101  (name  is  VOLUNTEER  101).  You  have  the  option  of  changing  the  generic 
name  (i.e.  ID  101=VOLUNTEER  101)  to  a  real  name  (ID  101=JACK),  adding  a 

department  number,  start 
time, 

mag 

card 

swiper, 

and punch options. 

You  can  also  add  your  own 
3-line Report Header

. Line 1 

of  the  Header  also  prints 
on 

Badge 

Labels 

and 

Security Receipts. 

The  AR  stores  Volunteer 
profile information: 

name

ID 

code

punch 

options

department/category

start 

time,  and  magnetic  card 
number

.  An  internal  battery 

ensures  data  stored  in  the 

 


background image

 

AR is retained in the event of a power outage.  

The  Volunteer  application  functions  as  a  Monthly  or  Continuous  (for  court  mandated 
Community  Service)  attendance  recorder.  Each  Volunteer  has  a page  or 

“pull sheet”, 

identified  by  their  ID  number  that  can  be  printed  at  any  time

The  AR  allows  instant, 

real-time printing selected reports using the current Punch File or a saved Punch File 
(from the previous period).  

 

 

 

 

What is included 

  AR recorder 

  Paper roll 2 1/4 in by 85 ft 

  Power adapter 

  2 Manager access cards 

  Database for 500 Volunteers (300 punch logs each per period) 

 
Installation 

 

The  AR  should  be  located  near  an  electrical  outlet;  and  telephone  connection,  if  the 
optional  communications  phone  kit  and  UTILITY  PC  program  will  be  used.  .  An 
optional 43 in high, podium-style stand is available on the 

510AR.com

 

website 

 
Plug the included power adapter into a 120 VAC electrical outlet and connect it to the 
AR. The display screen will light and show the idle prompt

’s time, day, and date, which 

be  easily  adjusted  to  your  location.  Reports  have  a  3-line  header,  which  can  be 
changed at any time with code 78. All codes are listed at the end of this this instruction 

 

To Change Date and Time

 

When you receive your AR you may have to set the 

time to your time zone

 

Swipe Manager Access Card 
Press F4 
Enter pass code 7424 

(which spells "RICH")

 

Press F3 
The current date and time are shown as a guide 

 

Idle Prompt

 

The  idle  prompt shows  the  date  and time  in  AM/PM  hh:mm 
format, the default modem ON icon on the left and the Card 
Reader ON icon the right. Both the card reader and modem 
ON features can be turned OFF. 

 

To Punch IN and OUT 

 


background image

 

Key-enter the ID number or swipe a magnetic card followed by the green ENTER key. 
Current punch status is displayed below the Volunteer name and a down arrow points 
to the next punch option. In the example shown, the Volunteer is 

punching IN

 by 

pressing the left purple key below the down arrow. When punching OUT, press the 
right purple below the right down arrow. The display will show the hours worked today 
and the total for the recording period. 

 

 

 

 

Day End 

The day automatically ends at 23:45 (11:45 PM), and cannot be changed. At this time 
any  Volunteer  still  punched  IN  will  be  punched  out  and  given  a  <FP>  Failed  Punch 
note on their Time Card. This can be corrected by manager code 8. If Volunteers work 
thru midnight, this can be allowed by individual option X 

 

Loading Paper 

To load the paper into your AR: 
 
•Press down on the button located on the right side of the 
recorder to  unlatch  the  paper  roll cover,  then  lift  the cover 
up and back.  
•Remove any partial roll of paper in the printer tray.  
•Hold the roll so the paper feeds from the bottom of the roll. 
•Drop  the 
paper  roll 
into 

the 

printer 
tray. 
•Close  the 

paper 

roll 

cover 

by 

gently 

pressing  directly  on  the 

cover  until 

it  clicks  shut,  allowing  a 

small 

amount  of  paper  past 

the 

glue 

residue 

to 

extend 

outside 

the printer door. 

 

Recorder Overview 

 

 

 

 

 

 

 


background image

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Manager Access Functions 

Press the left purple key or swipe the manager access card to enter the management 
mode: print reports, register Volunteers, etc. Access using the left purple can be 
disabled using the 

restricted function

 described below. Note that once entering the 

management mode, you have 1 minute to start functions before the AR reverts back to 
the default idle prompt.

 

The Manager Access card.is printed with the most often used codes. 

 

 

 

 

 

 

Swipe the Access Card to display the manager access functions

.  

Press  F1

  to  select  functions  using  the  screen  addressed 

function menu. See chart of function selections following. 

Press  F2

  to  direct  enter  a  selected  code.  See  the  code  list 

following.  

Press F3

 to access and edit Pull Sheets saved from the last recording month.

 

 

 

F1 prints saved “pull sheets” (time cards)  

 

F2 prints saved Volunteer profile file 

 

F3 prints saved day hours 

 

F4 allows correction of individual saved day hours 

 

 

 


background image

 

Press  F4

 

RESTRICTED

  to  clear  names  and  punches  and 

reset the AR. The AR allows for training of employees on the 
use  of  the  recorder.  Clearing  is  protected  with  pass  code 
9086867220.  Entering  pass  code  7424  disables  use  of  left 
purple  key  for  manager  access,  14  removes  SUN-MON 
subtotals on selected reports, and 7 restores them. 

F1 Clears employee file 

(Employee profiles Name etc. only are cleared) 

 

 

F2 Clears Punch File 

(Current Punch File only is cleared; Saved Punch File is not cleared)

 

 

F3 Clear auto events 

(Auto-events only are cleared)

 

 

F4 Clear log file (

250-transaction log file only is cleared) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


background image

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Selected Function Codes  

Swipe Manager Access Card, Press F2 to direct enter a code 

 

1  Add/Edit.  Volunteer.  Add  New  Volunteers  to  the  Profile  File  or  Edit  Existing 
Volunteers 
2  Delete/Chg  Punch  ID.  Delete  Terminate  Volunteers  or  change  a  Punch  ID. 
Deleted Volunteers Remain in the Database Until Code 25 Clears the Time Cards 
3 Print Flash Report. Total number OFF CLOCK, ON CLOCK, Day Hours, Period 
Hours, FTPs (failed to punch) MCs (manager corrections) 
4 Print Who's in List. Prints All Volunteers Currently Logged In 
5 Print All Time Cards. Prints All Active Volunteer Pull Sheets (Volunteers that 
have not logged IN/OUT during the period do not print) 
6 Print Individual Pull Sheet. Prints Tally (Pull)Sheet for a selected Volunteer 
7 Total Day-Hours for Period. Prints total hrs by day of week, no punches  
8 Manager Correction. Allows Coordinator to Correct <fp> Failed Punch Errors 
by Adding Total Time Worked for Individual Volunteer for any day 
9 Print Dept. Hours Report. Prints Total Hours Worked in Each Department  
10 Print Site Info. Prints Default Values and List of Auto Functions 
11 Print Log. Prints Last 250 Transactions including Punches 
12 Sort by Name. Sorts Pull Sheets in Alphabetical Order 
13 Sort by Dept. Sorts Pull Sheets by Department 
14 Sort by ID Number. Sorts Pull Sheets in ID Order (preferred) 
15 Print Volunteer Profile. Prints Volunteer Profile (ID, Name, etc.) 
16 Print Dept. Pull Sheets. Prints Pull Sheets for Selected Department 
25 Month Close. Clears Log Punches for Start of New Recording Period 
29 Auto Clock Out. Clocks Out Those with Option O 
33 Turn Modem On. Answers Phone in one Ring, Icon Shows On Idle Prompt 
34 Turn Modem Off. Will not answer Phone, no Icon on Idle Prompt 
36 Card Reader On. Enables Card Reader Icon Shows On Idle Prompt 

 


background image

10 

 

38 Card Reader Off. Disables Card Reader No Icon on Idle Prompt 
75 Save Period Data. Saves Current Punch File as Saved Punch File 
78 Set/Edit Header Text. Enter 3-Line Header Text (First Line Prints On Receipt 
and Label) 
79  Set  Auto  Functions.  Set  Functions  Scheduled  Performed  Automatically  by 
Day and Time 
82 Print Function Code List. Prints Complete List of Function Codes 
86  Set/Edit  Option  O  Pre-Out.  Sets  Time  that  Volunteer  must  be  logged  IN 
before Automatic Punch Out 
95 Print Saved Pull Sheets. Pull Sheets from saved Punch File 

 
 
 
 
 
Volunteer Profiles 

 

You can 

1.  Continue to use the AR with the installed database (code 15 to print) 
2.  You  can  change  existing  Volunteer  preferences  such  as  name,  department,  ID, 

start time, if used, and mag card (code 1) 

3.  You can add new Volunteers using actual names and punch 

ID’s (code 1) 

4.  You can terminate (delete) any Volunteer ID (code 2) 

 
Sort Volunteer Profile 
 

Reports  are  generated  in  real  time  using  the  profile  to  access  the  employee  Punch 
File.  The  profile  consists  of  Name,  Punch  ID,  options,  Department,  Start  Time,  and 
Mag  Card.  The  profile  can  be  pre-sorted  in  1)  Punch  ID  order,  2)  Name  order,  or  3) 
Department order. To enhance printing speed, sort the profile in the same order that a 
reports is desired. 
 
Swipe Manager Access Card 
Press F2 

Enter code 12

 to sort by Name. 

Enter code 13

 to sort by Dept 

Enter code 14

 to sort by Punch ID (preferred) 

 

Print Volunteer Profiles.  

 
Swipe the manager card:  
Press F2 to enable function entry by numeric code. 

Enter code 15

 PRINT VOLUNTEER INFORMATION to print a list of all Volunteers in 

the  database  along  with  the  Volunteer  NAME,  OPTIONS,  START  TIME,  and  SWIPE 
CARD number. 
 

Entering Letters  

 

You  select  letters  by  first  pressing  the  number  with  the  wanted  character  and  then 
ALPHA  button 

(above  the  “2”  key)  as  many  times  to  have  the  desired  character 

appears on the display. DO NOT USE ANY SPECIAL CHARACTERS AS THAT MAY 
CAUSE A SORTING ISSUE. 

 


background image

11 

 

APPLICATION NOTE 

Some states have chosen not to observe Daylight Savings Time. States that don't currently participate are Arizona 
and Hawaii and should turn this feature OFF. 

 
1 = Q Z . 
2 = A B C 
3 = D E F 
4 = G H I 
5 = J K L 
6 = M N O 
7 = P R S 
8 = T U V 
9 = W X Y 
0 = - space 
* = , ‘ “ 
# = ! : ;  
 

 
 
 
 
To Enable/Disable Automatic Daylight Savings Time  

 

The  AR  default  adjusts  for  local  savings  time.  It 
automatically  corrects  daylight  saving  time  at  2  AM  on  the 
second Sunday in March and the first Sunday in November.  
 
Swipe Manager Access Card 
Press F2 

Enter code 39

 DAYLIGHT SAVING ON/OFF  

Press left purple button for YES and right for NO 
 
 
 

To Change 3-line report header

 

 
Swipe Manager Access Card 
Press F2 

Enter code 78

 SET/EDIT HEADER TEXT Prints 3-line header on all reports 

ENTER LINE 1 text. Press F1 to clear (line 1prints also on Service Receipts and 
labels) 
ENTER LINE 2

 

text 

ENTER LINE 3

 

text 

 

To add New Volunteers 

Swipe Manager Access Card 
Press F2 

Enter code 1

 ADD/EDIT VOLUNTEER  

Press F1 ADD NEW EMP  
Enter PUNCH ID 

(up to 11 digits or swipe mag card with pre-encoded 

Name/ID or DL or Credit Card)

 

NAME: 

up to 21 alpha/numeric char

 

 


background image

12 

 

APPLICATION NOTE 

TRM  will  be  tagged  to  employee  ID  (code  15  Print  Empl  Info).  Employees  with  the  TRM  status  no 
longer can punch IN/OUT and remain in the punch file until the end of the pay period (code 75). 

 

 

DEPT: 

up to 4 alpha/numeric char or ENTER to skip

 

OPTIONS: 

up to 8 alpha char or ENTER to skip

  

START TIME: 

hh:mm or ENTER to skip

  

SWIPE MAG CARD: 

or ENTER to skip

  

Note:  Use  the  DEPT  field  to  enter  required  service  hours  for 
Court Mandated Community Service Volunteers 
 

Press  F1

  to  clear or  press  yellow  backspace  key  to  edit. When completed,  press the 

left  purple  key  to  SAVE  or  the  right  purple  key  to  CANCEL.  Next  prompt  PRINT 
LABEL, YES or NO. 
Note: The options field can be used to set generic (anonymous) names 

 
1) S = Staff 
2) V = Volunteer 
3) P = Partner in Ed 
4) C = Community Service 
5) L = Local Board 
6) M = Military 
7) G = Group 

To Edit Existing Volunteer

  

Swipe Manager Access Card 
Press F2

 

 

Enter code 1

 ADD/EDIT EMPLOYEE  

Select  F2

  EDIT  EXISTING  EMP.  Follow  prompts  to  edit 

employee, when completed press the left purple key to SAVE 
or  the  right  purple  key  to  CAN.  You  can  clear  a  prompt  by 
pressing F1 or edit by pressing the yellow backspace key. 

 
 
 
 
 
 
 
 
To Terminate (delete) or to Change Punch ID

 (code 2)

 

 

Swipe Manager Access Card 
Press F2 
 

Enter code 2 

DELETE / CHG PUNCH ID 

Enter punch ID then select: 

F1 to terminate ID 

(

T

he letters TRM will be tagged to that employee’s ID 

(code  15  Print  Empl  Info).  All  employees  with  the  TRM  status  no 

longer

  can 

punch IN/OUT, but remain in the Punch File until the end of the pay period (code 75). 

 

F2 to change punch ID 

(Punches in the Punch File will be deleted)

  

F3 to remove now 

(Immediately removes that ID and associated punches)

 

 

Relative Punch Options

: no option = exact time 

O

 auto punch out, can be an auto function, automatically punches Volunteer out,  

 

86  SET/EDIT  OPTION  O  PRE-OUT  time  before  Volunteer  must  be  ON  clock  before  punch  out 
can be implemented) default is 15 min

 

 

 


background image

13 

 

 

R

 Round punch to 1/4 hr, default punch is exact time 

 
The options field can be used to replace the Name with a generic (anonymous) name 

 

S = 

Staff

 

V = 

Volunteer

 

P = 

Partner in Ed

 

C = 

Community Service

 

L = 

Local Board

 

M = 

Military

 

G = 

Group

 

 
 
 
 
 

Activate magnetic card/badge reader

 

(Default is Card Reader ON)

 

The Card Reader ON Icon appears on the bottom right corner 
of the display. 

 

Swipe Manager Access Card

 

Press F2 

Enter code 38

 to turn reader OFF or 36 to turn ON.  

 
Activate  Volunteer  magnetic  card/badge

The  AR  unique  magnetic 

card/badge reader concept allows any magnetic striped card/badge to be associated to 
any Volunteer ID, and to be reused later for another Volunteer. 
Randomly select any encoded card and write ID on the card as a reference. Cards can 
be horizontal or vertical, and can have a slot punched for a lanyard or clip. 

 

Swipe Manager Access Card  
Press F2 
 

Enter code 1

 ADD/EDIT VOLUNTEER  

Note Profile file should be sorted in ID order (code 14) to reduce any delay.

  

 
Follow prompts, when completed press the left purple key to SAVE or the right purple 
key  to  CANCEL.  The  card  is  now  associated  with  that  Volunteer. 

To  remove  a  card, 

follow  the  above 

procedure  and  when  requested to swipe  a  card  “press  F1  CLEAR”, 

which removes the card association. 

 

To  print  a  magnetic  card

 

label 

(Linerless,  colored  60-ft  rolls 

produce  250-300  labels/roll),

  place  a  thermal  label  roll  in  the  AR 

paper  compartment,  enter  code  1  ADD/EDIT  VOLUNTEER, 
enter  ID  number,  follow  prompts  to  print  label.  Affix  label  to  a 
swipe card. 
 
 

 

 

To re-use a Volunteer magnetic card

:  

 


background image

14 

 

Make  sure  there  is  no  activity  on  the  card.  Do  not  activate  or  re-use  a  card  until  the 
former Volunteer has been deleted (code 2).  

Swipe Manager Access Card  
Press F2 

Enter code 1

 ADD/EDIT VOLUNTEER  

 
Select F2

 EDIT EXISTING EMP 

Follow prompts, delete the former Volunteer, when completed 
press  the  left  purple  key  to  SAVE  or  the  right  purple  key  to 
CANCEL 

 
 
 
 
 
 
To Make Manager Corrections for Current Recording Month 

First print all time card report (code 5) to determine if any Volunteer has <FP> failed 
punch errors 
 
Swipe Manager Access Card  
Press F2 

Enter code 8

 MANAGER CORRECTION 

Enter Punch ID   
Correct  <FP>  failed  punch  errors  by  entering  hours  worked  using  format:  mm/dd/yy. 
Note that code 8 adds to the hours if used for the current day, but replaces hours for 
past/future days 
 
Code  8  can  also  be  used  to  enter  total  hours  for  an 
employee that has not punched.  
When completed, 

press the purple button below OK

 to 

accept

 

 
 

ID 101 corrected <FP> for 4 hr 15 min for total day hours 

 

 
 
 
 

To Make Manager Punch Corrections for Saved Recording Month 

This feature is used if the manager failed to make punch corrections during the active 
recording month 
 
Swipe Manager Access Card 

Press  F3

  to  enter  the  SAVED  DATA  MODE  to  access  and 

edit Time Cards saved from the last recording month 
 

Press  F1 

Saved  TIME  CARDS  to  print  saved  Time  Cards 

and  locate  any  days  that  Volunteers  have  an  uncorrected 
<FP>. 

 
Press F4 

Saved CORRECTION

 

to replace Volunteers <FP> 

with  total  hours  worked  for  a  day.  Entering  ID,  select  the  day  using  format  mm/dd/yy 

IN VOLUNTEER 101         101              
 THU 06/16  IN  16:30   OUT  17:30   VOID  
 THU 06/16  IN  17:30  <FP>  __:__  __:__ 
 THU 06/16  Manager Correction        4:15 
 FRI 06/17  IN   8:00  
                        Period Total  4:15 

 


background image

15 

 

and then entering total time worked. This feature can also be used to enter total hours 
for a Volunteer that has not punched. Note that the code is additive, and if used more 
than once for a single day, the hours entered on that day will be added together 

 
Press F1

 to re-print corrected saved Time Cards 

 

To Terminate or to Change Punch ID

 (

code 2) 

 

Swipe Manager Access Card 
Press F2 

Enter code 2 

DELETE / CHG PUNCH ID 

Enter punch ID then select: 

F1  to  terminate  ID 

(The  letters  TRM  will  be  tagged  to  that 

employee’s  ID  (code  15  Print  Empl  Info).  All  employees  with  the  TRM  status  no  longer  can  punch 
IN/OUT, but remain in the Punch File until the end of the pay period (code 75).  

F2 to change punch ID 

(Punches in the Punch File will be deleted)

  

F3 to remove now 

(Immediately removes ID and associated punches from the Punch File)

 

To Print Status of All Volunteers  

Swipe Manager Access Card  
Press F2 

Enter code 3 

PRINT FLASH REPORT 

Displays Number Volunteers OFF clock, 
ON clock, total of Day Hours, Period 
Hours, FTPs (failed punch) MCs manager 
corrections.

 

 
To Print Service Confirmation Receipt 

When punching OUT, Volunteers can print 

a service receipt showing their individual cumulative time record, 
 

Press the PRINT key after punching IN/OUT to print a confirmation receipt, includes 
site name, Volunteer name, time, month day year, and ID number. Illustration shows 
log OUT receipt. 

  When logging IN: time and date print 

  When logging OUT: time, date, hrs for day and hrs for period print 

Receipt line 1 is the same as report header line 1. If 12 characters or less, printing is 
double height, double wide. Line 1 is edited by code 78.  
 

  Facility name  

  Volunteer name  

  Time punched OUT  

  Month/day/year  

  Hours for the current day  

  Hours total from start date  

  ID number  

 
To Print Stick-on Badge 

Press PRINT key when logging 

IN. A receipt prints 1) showing the facility name 2) the 
Volunteer

’s name, the time and date, and the ID number. Affix 

3/4-inch adhesive tape to the top of the receipt and apply 
directly to the Volunteers left shoulder. If you are a first time 
Volunteer, the badge will just have your ID number. If you are 
a regular Volunteer, the Volunteer Coordinator will revise the 
name field and your name will print. 
 

========================================== 
#03           FLASH REPORT           FRI 
10/17/20xx        By Name           5:52p 
========================================== 
                  OFFICE                 
       6 OFF CLOCK 
       0 ON CLOCK 
   30:44 Day Hours 
  183:29 Period Hours 
       1 FTPs   0 MCs 

 

 


background image

16 

 

#

04            WHO'S IN LIST           MON 

10/28/2013                          7:11p 
========================================== 
                   WHSE                    
 IN SMITH MARIAN          14217        99 
 IN JONES LUIS            17267        98 
 in KING ANA              19278        98 
 in FERNSTRON SHOMAR      20041        98 
 in SAGREDO LUIS          22840        99 

 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
To Print Reports 
 

Swipe Manager Access Card 
Press F2 
 
Enter the code for desired report (most often used codes are 
printed on the Manager Card, all codes are listed in the back 
of this instruction). 
 

Sample Pull Sheet 

A single Time Card (tally sheet) is printed for each Volunteer. If cleared weekly, a card 
has 7 days, bi-weekly 14 days, etc. In the example, the total does not include hours for 
<fp> days until manager corrections 
(code  8)  are  made,  sum  total 
updates  immediately  and  a  new 
report should be taken

.

 

 

 
The  total  hours  for  each  day  of  the 
week  (MON-SUN)  is  printed  at  the 
bottom  of  each  time  card.  This  is 
useful  on  weekly  recording,  but  not 
on  2  or  more  weeks,  and  the  total 
day printing can be removed. Swipe 
the Access Card. 
  

Press  F4

  and  enter  14  as  the 

passcode to remove the daily totals 

or 7 to restore them

… 

W

ho’s at Work Now 

 

Swipe Manager Access Card 
Press F2 

Enter code 4

 

Prints 

Who’s  IN  4  report:  upper  case  shows  Volunteer  is  currently  punched  IN  and 

lower case Volunteer is on break. 

Label on shirt held by 
adhesive carrier 

½ in adhesive carrier 
attached to top of 
receipt 

 


background image

17 

 

APPLICATION NOTE 

The AR can be set to perform up to 25 functions automatically from a time schedule that is set with Code 79 (Code 
80 prints available options). Code 10 prints the AUTO EVENTS time table. All events can be performed manually, but 
some might be better done on a date or time that management is not available. 

APPLICATION NOTE 

Several functions can be set to happen at the same time. They will be performed in the order listed. If you want to clear all 
auto events enter code 96. 

Site Setup and Auto Functions 

Code 10 prints the AR default values for options O, E, N, the auto events set times and 
other defaults specific for your machine. 

 

Set Auto Event Functions 

Individual functions can be set for every day or any day. If you have a 2-week month, 
take 2 weekly reports or let the Punch File 

“roll” and manually clear the month.  

 

Swipe Manager Access Card 
Press F2 
Enter code 79 
Prompt  shows  event  #01  data. 
Press  the  left  purple  key  under 
NEXT  to  go  the  next  sequential 
event,  the  2

nd

  purple  key  DEL  to 

remove  the  event,  the  3

rd

  EDIT  to 

change the event, or the right purple 
key  PREV  to  go  back  the  previous 
event.  If  you  want  to  save  &  exit 
press F1. 
 
The next prompt will allow the day of 
week 0-6, or every day 7, or monthly 
8 or 9 on the 16

th

 day. Press the 

number associated with the day that 
you want. 
 
 

 
 
 
 

 
 

In the example below Event 3 was selected and the next prompt shows SUN and 
allows the next step which is to enter the time on WED that the event is to happen in 
the format hh:mm. 

 
 

 
 
 

 
To Purge Completed Community Service Volunteers 

Report 7 lists the service hours of all Volunteer

s’ period to date. In the example below 

ID 179 must complete 90 hours. To date he has completed 85 

 


background image

18 

 

  
Volunteer 201 signed up for 100 hours and has recorded 
108 hrs. This Volunteer has completed his service:  Enter 
code 6 and print a pull sheet for ID 201 and placed in his 
file. The last receipt printed by ID 201 should be taken by 
the Volunteer to his patrol officer to get a release. 201 
should be deleted from the AR using Function 2, and 
selecting F3 REMOVE NOW. 

 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

========================================== 
#07          DAY HOURS REPORT         TUE 
01/05/2016        By Pay#          12:47p 
========================================== 
                food bank                  
            community service              
               UNION OFFICE                
--- VOLUNTEER             179           90 
 --/--   1/4   1/5 12/30 12/31 12/18 12/26 
 -SUN- -MON- -TUE- -WED- -THU- -FRI- -SAT- 
 __:__  6:44  6:43 17:21 19:42 14:54 19:58 
                    Period Total     85:22 
------------------------------------------ 
--- VOLUNTEER             1962          50 
 --/--   1/4   1/5 12/30 12/31 12/18 12/26 
 -SUN- -MON- -TUE- -WED- -THU- -FRI- -SAT- 
 __:__ __:__  0:39 __:__ __:__ __:__ __:__ 
                    Period Total      0:39 
------------------------------------------ 
--- VOLUNTEER             201          100 
 --/--   1/4   1/5 12/30 12/31 12/18 12/26 
 -SUN- -MON- -TUE- -WED- -THU- -FRI- -SAT- 
 __:__  9:47 20:09 18:33 24:08 15:16 20:21 
                    Period Total     108:14 
------------------------------------------ 
--- VOLUNTEER             745          20 
 --/--   1/4   1/5 12/30 12/31 12/18 12/26 
 -SUN- -MON- -TUE- -WED- -THU- -FRI- -SAT- 
 __:__ __:__  6:21 12:04  4:48 11:53 19:12 
                    Period Total     54:18 
                      Report Total  248:33 

 

 


background image

19 

 

 
 
 
 
 
 
 
 

REPORTS 

The following reports can be printed at any time 

3 Print Flash Report

 

Total number OFF CLOCK, ON CLOCK, Day Hours, Period Hours, FTPs (failed to 

punch), MCs (manager corrections)

 

4 Print Who's IN List Prints All Volunteers Currently Logged IN 

5 Print All Time Cards (Pull Sheets) Prints All Active Volunteers Time Cards (Volunteers not Logged 

IN/OUT during the Period Do Not Print) 

6 Print Individual Time Card (pull Sheet) Prints Individual Pull Sheet 
7 Print Day Hours Report Prints Hours Worked Each Day Without Punches  

9 Print Dept. Hours Report Prints Total Hours Worked in Each Department  

10 Print Site Info Prints Default Values and List of Auto Functions 

11 Print Punch Prints last 250Transaction including Punches 

15 Print Employee Information Print Volunteer Profiles 

16 Print Dept. Time Cards Prints Time Cards (pull sheet) for Selected Department 

18 Print Current Staffing Report in 1 Hour Increments 

80 Print Punch Option List Print List of Punching Options 

82 Print Function Code List Prints Complete List of Function Codes (included at end of this instruction) 

95 Print Saved All Time Cards Volunteer Time 

Cards (pull sheets) from Past Period 

 

 


background image

20 

 

 

 
 

 
 

Preloaded 500 Profile ARcs 

 

Models  510ARcs,  570ARcs,  and  610ARcs  have  the  capacity  to  process  500  profile 
accounts  with  a  punch  file  of  30,000  entries.  The  units  are  loaded  with  450  accounts 
101  to  554 

with  the  generic  name  “VOLUNTEER”.  The  remaining  50  accounts  are 

reserved  for  other  entries.  The  school  Volunteer  and  similar  applications  clear  on  the 
1

st

  of  the  month  and  the  Court  Mandated  Community  Service  application  is  open-

ended  and  never  clears.  Registration  forms  and  sample  Excel  sheets  can  be  printed 
from the 510AR.com website. 

 
1. VOLUNTEER REGISTRATION FORM  
 

LOG IN 

1)  First  time  you  log  in:  Print  your name  by  the next  available  ID number. This  will  be  your  number 
every time you Volunteer at the School. 
2) Type your ID number into the machine and press the green ENTER key. 
3) Press the left purple key indicated as IN on the screen. 
4) Press the PRINT key. 
5) Carefully tear off badge, attach adhesive carrier, and place on your left shoulder. If you are a first 
time  Volunteer,  the  badge  will  just  have  your  ID  number.  If  you  are  a  regular  Volunteer,  your  name 
will print. 

 

LOG OUT 

1) Type your ID number and press the green ENTER key. 
2) Press the right purple key indicated as OUT on the screen. 
 

PRINT RECEIPT 

If you require proof of Volunteering, as for the Military or a company as in Partners in Education, 
produce a receipt of service by pressing the PRINT key when logging out 

 

2. COMMUNITY SERVICE REGISTRATION FORM 
 

LOG IN 

1) First time you log in: Write your complete Court Docket number by the next available ID number. 
This  will  be  your  number  until  your  Volunteer  service  time  is  completed.  Use  it  every  time  you 
Volunteer at this facility. 
2) Type your ID number into the machine and press the green ENTER key. 
3) Press the left purple key indicated as IN on the screen.  
 4) Press the PRINT key the first time that you log IN to print a Service Receipt. Save the receipt as 
an ID number reference for future visits.  

 

LOG OUT 

1) Type your ID number and press the green ENTER key. 
2) Press the right purple key indicated as OUT on the screen. 
3) Press the PRINT key to print your Service Receipt 
4) Verify that your hours are correct, then deposit in the Receipt container. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

NOTE 

Registration forms 
shown can be 
printed from the 
510AR.com website.

 

 


background image

21 

 

 
 
 

 
 

Table of Function Codes 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

----AUTO FUNCTION CODES---- 

03 Flash Report 

04 Who's IN List 

05 Print All Pull Sheets 

07 Day Hours Report 

09 Dept Hours 

10 Site Info 

11 Print Log 

12 Sort by Name 

13 Sort by Dept 

14 Sort by Punch ID (preferred) 

15 Employee Information 
17 Paid Break Report 

18 Staffing by Hour Report 

19 Saved Staffing by Hour  

20 X Option Enable 

21 X Option Disable 

22 Print X Option State 

24 Day Close (Apply D & N 

Options) 

25 Period Close 

26 Start Break (Option B) 

27 End Break (Option B) 

29 Auto Clock out (Option O) 
30 Print Log Data On 

31 Print Log Data Off 

33 Modem On 

34 Modem Off 

35 Kbd Punch On 

36 Card Punch On 

37 Kbd Punch Off 

38 Card Punch Off 

75 Save Period Data

 

--OTHER FUNCTION CODES-- 

01 Add/Edit Employee 

02 Delete / Chg Punch ID 

06 Individual Time Card 

08 Manager Correction 

16 Dept Time Card 

39 Daylight Saving On/Off 

78 Set/Edit Header Text 

79 Set Auto Functions 

80 Print Punch Opt List 

81 Print Pay Opt List 

82 Print Function Code List 
84 Set/Edit Option E Pre-Start 

85 Set/Edit Option B Pre-Break 

86 Set/Edit Option O Pre-Out 

87 Set/Edit Option D Over & 

Deduct 

 

----PUNCH OPTION CODES---- 

B Break 

D Deduct Break Time 

E Move Punch to Start Time 

N Min 8 Hours 

O Auto Punch Out 
R Round to Nearest 1/4 Hour 

U Paid Break 

S Staff 

V Volunteer 

P Partner In Ed 

C Community Service 

L Local Board 

M Military 

G Group 

X Work Past Midnight

 

---- HOST ONLY ------ 

#41 Load A Punch Record 

#88 Send Saved Staffing 

Report  

#90 Send Saved Data    

#91 Send Current Data  

#92 Set Header Line 1  

#93 Set Header Line 2  

#94 Set Header Line 3  

#95 Send Saved Pull Sheet 

#96 Clear Auto Event List 

#97 Remote Auto Event 
#98 Remote Hire 

#99 Set Time & Date

 

 


background image

22 

 

 
 
 
 
 

Volunteer AR Procedures Guide 

(

*

Function codes performed automatically, daily and monthly, are listed in the 10 Site 

Information report. Swipe Manager Access card and select F2 to access Function codes} 

 

Daily

 

(Note that the AR should be sorted in ID order (code 14) to reduce any 

delay)

 

Monthly 

5* 

Print 

all 

pull 

sheets

  

Prints all active Volunteer pull sheets (Volunteers that have not 
logged IN/OUT during the period do not print)

 

Print individual 
pull sheet

.  

Prints individual pull sheet

 

16 

Print dept. time 
cards

  

Prints all pull sheets for a selected department/category

 

25

*

  Month

 

close

  

Auto-function automatically clears log times for start of new 
recording period

 

75

*

 

Save month data

  

Auto-function automatically saves current Punch File as Saved 
Punch File

 

Saved Time Cards (last month) 

95 

Print saved pull 
sheets

  

 

Print all pull sheets saved from last period

 

As needed during current month 

Print Flash report 

Total number OFF CLOCK, ON CLOCK, Day Hours, Period Hours, 

FTPs (failed to punch), MCs (manager corrections)

 

Print Who's IN List 

Prints Name and ID number of persons still logged IN 

Print dept hours 
report

  

Prints total hours worked in each category (dept) 

 

Print day hours w/o 
punches 

Print hrs by day of week, no punches 

10 

Print site info

  

Prints default values and list of auto functions that are done daily 
and monthly

 

11 

Print punch log

  

Prints an activity transaction log of all events. Loop of the last 
250 events

 

12 

Sort by name.

  

Sorts pull sheets in alphabetical order

 

13 

Sort by dept.

  

Sorts pull sheets by department (category)

 

14*  Sort by ID number.

  

Sorts pull sheets in ID order (preferred)

 

15 

Print Volunteer 
profiles

 

Prints profile of all Volunteers (ID, NAME, DEPT, OPTIONS, 
START TIME, and BADGE number)

 

 

*

. Automatic set by auto-functions. See report 10 for a list of the auto-functions 

 

 

 

 


background image

23 

 

The 

Tools UTILITY

 

PC App can be 
purchased 
separately on a 
USB dongle 

 

 

Addendum I Communications 

The 

AR’s  are  standalone  units  and  do  not  require  a  PC  or  Internet  connection  to 

operate.  They  also  have  two  active  communication  ports  that  allow  a  PC  (laptop  or 
desktop) to transmit and receive formatted text files to be stored in the PC. One port is 
a telephone connection and the other is a serial RS232 port. The phone port requires 
that  the  AR  to  be  connected  to  an  analog  telephone  line  and  the  serial  port  is 
connected by a short cable (e.g., 15 ft.) to the PC DB9 com port. 

 

PC’s  no  longer  have  serial  or  modem  ports.  They  have  USB  ports  that  use  modular 
USB  adapters  to  interface  via  phone  modem  or  RS232  serial  cable.  We  provide  a 
PHONE or DIRECT UTILITY program on a USB dongle (flash drive). You can connect 
via the removable dongle, or move the UTILITY program the PC’s hard drive.  

  

 

 

 

 

 

 

SERIAL

 dongle 

connects to PC’s 
USB port 

PHONE 

dongle 

connects to PC’s 
USB port 

 


background image

24 

 

Ph: 908-686-7220 
Web: 510AR.com for ordering equipment and supplies 
Web: CardSystemTechnologies.com 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Card System Technologies 

2012A Morris Ave 

Union, NJ 07083 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

© 2016 Card System Technologies