PDF User Manual

  1. Home
  2. Manuals
  3. Aastra 6800 Series User Manual

Aastra 6800 Series User Manual

Made by: Aastra
Type: User Guide
Category: IP Phone
Pages: 12
Size: 0.62 MB


Download PDF User Manual

Related Product Video


Full Text Searchable PDF User Manual

background image

phoneware aastra user guide 

version 2014.08.15 

page 1 of 12 



User Guide for Aastra IP Phones


6800 Series Telephones 



Access Your Phone Web Portal 



Default Comm Portal Password 


Default Voicemail PIN 


Your Phone Number 


Your Extension 


Your Administrator 


Your Administrators Phone Number 


Remote Voicemail Access 


Remote Feature Access 


Customer Support: 

602-445-7777 ext 1; or just dial 611 




Congratulations on your new PHONEWARE Cloud-Based VoIP telephone! 
This document describes the features of your phone, including the web management tool, 
CommPortal. If after referring to this Guide you’re still having problems with your phone 
system then please contact your administrator or customer support. 


background image

phoneware aastra user guide 

version 2014.08.15 

page 2 of 12 

3.1 Internally 

To call another person in your business lift the handset and dial the other person’s 

extension. This is typically a 3 or 4 digit number.  
Note that depending on your phone type and configuration the call may not complete 
automatically once you have finished dialing and you may need to hit the DIAL key or # 

key once you have dialed the number. You may also extend the delay allowed during 
dialing by enter the phone number on your keypad 


 pressing a line button.  

If your phone is equipped with Monitored Extension buttons, you may simply press the 

button associated to the the extension number of the desired party. This button will 
typically be labeled with the party's name. 
If your phone is equipped with an Intercom (ICOM) button, you may be able to perform a 

hands-free intercom call to other extensions. To do this, simply press the ICOM button, 
followed by a 3, 4, or 5 digit extension number.  Begin speaking when you are connected to 
the called extension’s speakerphone. 

3.2 Externally 

To call a number outside of your business lift the handset and dial the phone number. 
Note that depending on your phone type and configuration the call may not complete 
automatically once you have finished dialing and you may need to hit the DIAL key or # 

key once you have dialed the number. You may also extend the delay allowed during 
dialing by enter the phone number on your keypad 


 pressing a line button.  

3.3 Emergency Calls 

In an emergency lift the handset and dial 911.  
Note that depending on your phone type and configuration the call may not complete 
automatically once you have finished dialing and you may need to hit the DIAL key or # 

key once you have dialed the number. 

3.4 Speaker Phone 

To make a call using your speaker phone, either press the Speaker key or leave the 
handset on-hook and dial the number of the person you want to call, followed by DIAL or 

the desired LINE button.  

3.5 Paging 

To make a page announcement over the loudspeakers of the telephones in a paging group, 

simply lift your handset, press the associated paging group button (i.e. PAGE ALL), wait for 
the announcement tone, and then make your paging announcement. Press the Goodbye 
key or replace the handset in the cradle when finished paging. 

3.6 Ending Calls 

To end a call replace the handset, or press the Goodbye key. 


background image

phoneware aastra user guide 

version 2014.08.15 

page 3 of 12 

4.1 Using the Handset 

To answer an incoming call, lift your handset and you will be connected to the caller. To 

answer a call on speakerphone or headset, simply press your SPEAKER button.  

4.2 Using Group Pickup Feature 

To answer an incoming call that is ringing at a phone in your pickup group, simply press the 

PICKUP button on your phone, and you will be connected with the caller.  

5.1 Introduction 

Your phone system supports a number of different types of Call Forwarding. 

  Immediate (sometimes called Unconditional) Call Forwarding is where all calls are 

forwarded to a number of your choice. This can either be to your voicemail (which is 

the default) another extension in your business or an external number. 

  Busy Call Forwarding forwards all calls that are received when you are already on 

the hone. 

  No Answer (sometimes called Delay) Call Forwarding forwards all calls when you do 

ot answer them after a certain delay. 

  Selective Call Forwarding forwards calls from certain numbers to another number. 

The easiest and most flexible way of configuring call forwarding is using CommPortal. 


Section 8.1 CommPortal 

for instructions on doing this. This section provides 

instructions on how to set up Call Forwarding using your handset. 

5.2 Immediate, Busy and No Answer Call Forwarding using the 


5.2.1 Enabling 

To use your handset to enable Immediate, Busy or No Answer Call Forwarding dial the 
access code for the type of call forwarding you want to enable followed by the number you 
wish to forward calls to. 
For example, to use immediate call forwarding to forward all calls to extension 1004, you 
would dial *72 1004. Depending on the configuration of your phone system this may set up 
a courtesy call to the number you are forwarding calls to. The system will only enable call 

forwarding if this courtesy call is answered. 

5.2.2 Disabling 

To disable call forwarding dial the disable code for that type of call forwarding. 


background image

phoneware aastra user guide 

version 2014.08.15 

page 4 of 12 

5.2.3 Call Forwarding Access Codes 

Type of forwarding 

Enable Code 

Disable Code 







No Answer / Delay 



5.3 Selective Call Forwarding using the Handset 

The Selective Call Forwarding feature can be configured by dialing *63. This feature 
provides voice prompts to help you with setting it up. 

5.4 Remote Access to Call Forwarding and Other Features 

You phone system also supports setting up Call Forwarding remotely using any phone. To 
use this feature, follow these steps: 

1.  Dial the remote feature access telephone number (see page 1 of this document).  
2.  Enter your full 10-digit phone number followed by #
3.  Enter your remote access to call forwarding PIN followed by #. Note that this PIN is 

different from your CommPortal password. 

4.  Enter the access code of the feature you wish to activate, i.e. *72 for call 


5.  If you are enabling call forwarding the system will then provide a broken dialtone. 

Enter the number you would like calls forwarded to. 

6.1 Putting a call on hold 

You can put a call on hold by pressing the Hold key. You may now replace the handset 

without cutting the caller off. You can also now make another call while the first call is on 
To retrieve the held call, press the line key of the call you want to retrieve.  
When you're on a call and another call rings in, you can simply press the second line button 
without pressing hold to put the first call automatically on hold and answer the second call. 

6.2 Call Waiting 

If a second call comes in when you are already on the phone, the phone screen will display 

that a caller is ringing in. 
To answer this second call you should select or press the line key which is flashing or the 
Answer key. Answering the second call will automatically put the first call on hold. You can 

toggle between the calls by placing the current one on hold and retrieving the other call. 


background image

phoneware aastra user guide 

version 2014.08.15 

page 5 of 12 

6.3 Transferring Calls 
6.3.1 Transferring a call - Supervised Transfer 

To transfer a call and speak with the destination party before connecting the caller, follow 

these steps: 

1.  Press the Transfer key – this places the current call on hold. 
2.  Dial the number of the person you want to transfer the call to, and press DIAL, or 

simply press the associated monitored extension button. 

3.  Wait until the person has answered so that you may announce the call you are 

transferring. Then, complete the transfer by pressing the Transfer key or hanging 

up the handset. 

6.3.2 Transferring a call - Blind Transfer 

To transfer a call quickly without speaking with the destination party before connecting the 
caller, follow these steps: 

1.  Press the Transfer key – this places the current call on hold. 
2.  Dial the number of the person you want to transfer the call to. 
3.  Press the Transfer key again and hang up. 

Note: If your phone is equipped with a monitored extension button for the 

destination extension, simply press the button. No other steps are necessary. 

6.3.3 Transferring a call to a user's voicemail box 

To transfer a call directly to a user's voicemail box without first ringing their phone, follow 
these steps: 

1.  Press the Transfer key – this places the current call on hold. 
2.  Dial 8 followed by the user's extension number.  
3.  Press the Transfer key again and hang up. 

6.4 Three Way Conferencing 

To conference a third person into a regular two-way phone call, follow these steps. 

1.  When in a regular call, press the Conference key. 
2.  Dial the person you want to join you call and press DIAL
3.  Once this person has answered press the Conference key again to set up the three 

way call. 


background image

phoneware aastra user guide 

version 2014.08.15 

page 6 of 12 

6.5 Call Park 
6.5.1 Parking a Call 

Parking a call places the call on hold in a “park orbit” so that the call can be retrieved from 

another phone. Depending on your phone type, there are two ways of parking a call. 

1.  If you have keys on your phone for parking calls, when in a call press the key of the 

park orbit where you want the call parked. The call will now be parked and you may 

now replace the handset. 

2.  If your phone doesn’t have dedicated call park keys, follow these steps: 

a.  Initiate call transfer by pressing the Transfer key. 
b.  Dial the Call Park access code *00 DIAL
c.  Listen to the park orbit number where the call will be parked. 
d.  Complete the call transfer by pressing Transfer again or hang up the 


If you have keys on your phone for parking calls these keys will indicate via a light or icon 
when a call is parked against that orbit. 

6.5.2 Retrieving a Parked Call 

Depending on your phone type, there are two ways of retrieving a parked call. 

1.  If you have keys on your phone for parked calls, pick up the handset and press the 

key of the park orbit where the call is parked. 

2.  If you don’t have dedicated call park keys lift the handset and dial the Call Retrieve 

access code followed by the park orbit number 01 through XX. 

For example, to retrieve a call parked on orbit 01, you should dial *01. 

6.6 Do Not Disturb 

If you don’t want any calls to ring your phone, but instead go straight through to your 
voicemail, you can enable Do Not Disturb. 
If you have a key marked DND then press this to toggle Do Not Disturb on and off. 
If you don’t have a DND key then you can dial *78 to turn Do Not Disturb on, and *79 to 
turn it off. 

6.7 Queue Groups 

Queue Groups, also known as Multi-Line Hunt Groups (MLHGs), allow callers to queue for 
an available member of a group or department. While queuing, callers hear music and 
refresher messages. Calls are delivered to available and logged in queue group members in 

the order they were received. 
If you are a member of a queue group, membership is assigned to one specific line on your 
phone. Typically, on Aastra 6757i phones, this is line 4. This line will ONLY receive calls for 


background image

phoneware aastra user guide 

version 2014.08.15 

page 7 of 12 

the queue group. When this line is busy, your queue group member extension is considered 
busy and callers will ring to other lines, or wait in queue.  
When you receive calls on the other lines on your phone, i.e. lines 1 through 3, these are 
normal calls to your extension and are not calls delivered via the queue group.  
If your phone has a line that is a member of a queuing group, you must log in to accept 

calls, and you must log outto prevent calls from ringing to your line when you are away 
from your desk or otherwise unavailable to take calls.  
To log into a group: 

1.  Press the LogIn/Out button on your phone, or dial access code *96.  
2.  Enter the queue group number, typically 1, and press #. 

To log out of a group: 

1.  Press the LogIn/Out button on your phone, or dial access code *96.  
2.  Enter 0 and press #. 

7.1 Accessing Voicemail  

When you have one or more unheard voice messages waiting, your phone will display a 
flashing light in the upper right corner. The first time you access your voicemail box you will 
be asked to set up your mailbox, and record your name and a greeting to be played by 

To log in Internally - either by dialing the voicemail access code *98, or press the 
Messages or Voicemail key if your phone has one. 
To log in Externally - Call your personal direct telephone number and wait for your 
voicemail greeting to answer. During your greeting, press * and you will be prompted to log 
in. Or, you may also dial the voicemail direct access telephone number 602-445-7770 and 

follow the instructions for logging in.  

7.2 Transferring a Caller Directly to Another User’s Voicemail 

If you wish to send a caller directly to another user’s voicemail without ringing their phone, 

simply press TRANSFER, 8, the user’s extension number, TRANSFER

7.3 Using the Voicemail system 

The voicemail system is menu driven, so listen to the voice prompts and then press the 
keys on your phone to select which option you would like. 
Once you become familiar with the system there is no need to wait until the voice prompts 
have played before pressing a key – you can interrupt the announcements to speed up your 
For your convenience, voicemail commands are listed at the end of this guide.  


background image

phoneware aastra user guide 

version 2014.08.15 

page 8 of 12 

7.4 Sending Direct Voicemail Messages 

To quickly and easily send a voicemail message to another user, follow these steps: 

1.  Press 8. 
2.  Press the user's monitored extension button, or dial the user's extension and press # 

or DIAL. 

3.  You should hear the user's voicemail greeting. Press ### to skip their greeting and 

record your message after the tone. Press # after recording, or simply hang up. 



CommPortal gives you a powerful and easy to use web interface to your phone settings. 

8.1 Logging In 

To log in, follow these steps: 

1.  Open an internet browser, visit 


O, hover over the LOGIN 

option and click on "user commportal login". 

2.  Enter your phone number. 
3.  Enter your password. 

8.1.1 Dashboard 

Once you’ve logged into CommPortal you will see the Dashboard page. This displays 

  whether you have any new voice messages 

  your most recent received and missed calls 

  your contacts, along with a quick search facility 

  any settings you have applied to your phone. 

8.1.2 Messages & Calls 

The Messages tab displays all of your new and saved voice messages. You can play these 
voice messages from within your browser by clicking on them. You can also delete 

messages and mark them as heard or unheard. 
The Missed CallsDialed Calls and Received Calls tab show you details of all the most 
recent calls you have missed, dialed and answered. 

8.1.3 Contacts 

The Contacts page allows you to manage your contacts and their phone numbers. You can 
add as many contacts as you wish, and each contact can have up to three numbers: home, 
work and cell. An easy search facility is also provided. 

8.1.4 Call Manager 


background image

phoneware aastra user guide 

version 2014.08.15 

page 9 of 12 

The Summary tab of Call Manager gives you an easy to understand description of what will 
happen to calls coming to your number. 
The other tabs allow you to change the settings of your phone accounts, such as Call 
Forwarding and Do Not Disturb, as well as more advanced features such as SimRing, Follow 
Me, and Screening. 

8.2 Changing your Password 

If this is the first time you have accessed CommPortal, you should change your password to 
one that only you know. To do this, follow these steps: 

1.  Select the Settings page, and the Account tab. 
2.  Enter your new password in the Password box. 
3.  Re-enter your new password in the Confirm Password box. 
4.  Click Change Password

8.3 Programming Telephone Buttons and Features 

1.  Select the Settings page, and the Account tab. 
2.  Click on the Set Keys link.  
3.  An image of your phone is displayed. You can change the features and labels 

assigned to buttons. Press Save when complete. Your changes will apply overnight, 
or the next time your phone is reset. 

8.4 Receiving Voicemail Messages via Email 

1.  Select the Settings page, and the Messages tab. 
2.  Check the option to "Forward messages and faxes as emails". 
3.  Click the "add an email address" link.  
4.  Enter your email address and click Add
5.  To deliver messages to both your phone and your email, check the "Leave original in 

inbox" option. To receive messages ONLY in your email, leave this option 


6.  Click on Apply

8.5 Changing Voicemail Access Options 

1.  Select the Settings page, and the Messages tab. 
2.  Click the Mailbox Access drop down item. 
3.  Modify the features as desired. SKIP PIN will bypass the password option when 

accessing voicemail from your office telephone. 

4.  Click on Apply

8.6 Help 


background image

phoneware aastra user guide 

version 2014.08.15 

page 10 of 12 

Context sensitive help is always available in CommPortal by clicking on the Help link. This 
launches a separate window with a detailed description of the feature you have selected, 

and instructions for configuring it. 


This section lists your phone system’s most commonly used access codes. You may either 
dial these codes at your extension, or you may call the remote access feature control center 

at 480-302-6979, then log in with your phone number and call services PIN. Your call 
services PIN is configured via the User CommPortal. 





Transfer Caller to User’s Voicemail 

Transfer + 8 + 

user’s extension 

+ Transfer 

Group Call Pickup 


Directed Call Pickup 

*12 + extension number 

Park Call 


Retrieve Parked Call 

*01 through *XX 

Block Outbound Caller ID 

*67 + number 

Unblock Outbound Caller ID 

*82 + number 

Selective Call Rejection 


Priority Call 



Activation Code 

Deactivation Code 

Immediate Call Forward 

*72 + number 


Busy Call Forward 

*90 + number 


No Answer Call Forward 

*92 + number 


Do Not Disturb 



Hunt Group Log In/Out 

*96 + group number 

*96 + 0 

Sim Ring * 



Find Me Follow Me 



Anonymous Call Rejection 



* Features must be enabled by administrator and/or set up via User CommPortal 


background image

phoneware aastra user guide 

version 2014.08.15 

page 11 of 12 

10. Voicemail Reference Guide


Setting Up Your New Voicemail Box


Message Playback Options


The first time you access your voicemail box, you will be 
asked to create a PIN, record your name, and record a 
greeting. Follow the prompts from the tutorial you will hear. 

Change your PIN 

First, you will be prompted to create your voicemail PIN. It 
can be between 4 and 6 digits long, not sequential numbers 
or repeating numbers. After entering your new PIN, you will 
be asked to con_rm the PIN by re-entering it. 

Record a Name 

You will then be prompted to record your name. Once you 
have recorded your name, it is played back to you and you 
are provided with options to keep it or re-record it. 


Press 1 to change your recorded name. 


Press # to keep your recorded name. 

Record a Greeting 

Lastly, you will be prompted to record a personal greeting. 
Once you have recorded your greeting, it will be played back 
to you and you are provided with options to keep it or re-
record it. 


Press 1 to record a personal greeting. Record your 
personal greeting. 


Press 1 to change your greeting. 


Press # to keep your greeting. 

Re-record your Greeting After Initialization 

1.  Access your voicemail box. 
2.  Press 3 to work with your greetings. 
3.  Press 1 to set up a personal greeting. You will hear your 

current greeting. 

1.  Press 1 to re-record your personal greeting. 
2.  5. Press 3 to save your new greeting. 

Options active during playback of a message 

 1  REPEAT the message from the beginning 



 Return to the previous message 

 2  SAVE (or mark as new if saved message) 

 3  DELETE the message 

 4  REPLY to the message 

 5  SEND A COPY of the message to another user 



Increases the volume of a message 



To hear details (number, timestamp) of a message 



 Slows the playback of a message. Or To HEAR CALLER 

INFORMATION (number, timestamp), if pressed after message 



Skips BACKWARD 5 seconds within the message 



 Pauses & resumes playback of a message up to 20 seconds 



 Speeds the playback of a message 

99 Skips FORWARD 5 seconds within the message 


Return to the previous menu 



Skip to the next message during playback of a message 

body. Also skips to message body if pressed during the message 
header .Message keeps current new/saved status 



Helpful Hints 

Accessing Voicemail


Voicemail Time-Saver Settings


From Your Desk Phone 

1. Press the Voicemail or Messages button (alternatively, dial 
2. Enter your voicemail PIN. 

From Another Phone 

1. Dial your desk phone number. 
2. Press * when you hear your personal voicemail greeting. 
3. Enter your voicemail PIN. 

Accessing the Messaging Service Center 

1. Dial (602) 445-7770. 
2. Enter your 10-digit phone number followed by the # key. 
3. Enter your voicemail PIN followed by the # key. 

To Turn ON Autoplay (go directly to NEW messages, 
bypasses main menu; New messages will 
automatically be saved after you’ve listened to 

1. Access your voicemail box, 4, 2, 1.  

To Turn ON Skip Pin Feature (do not require 
password when checking messages from your office 

1. Access your voicemail box, 4, 3, 3. 



background image

phoneware aastra user guide 

version 2014.08.15 

page 12 of 12 

11. Voicemail Navigation Map



The following map details the Main Menu of your voicemail system. It shows you the keys you need to 
press to navigate to the various sections of the voicemail system. Once you become familiar with the 
voicemail system and know which buttons to press, you can save time by making your selection right 
away. You do not have to wait for your chosen option to be read out before you select it. If you do not 
have a particular service, you will not be offered the options to set up that service and may notice some 
differences in the menus described. If you press a key or a combination of keys that is not used on a 
menu, you will hear the following error message: “That selection is invalid. Please try again”. 





Review Messages 



Future Delivery 



during playback 

of message 


11 Play Previous Message 

Save (or mark as new) 



Send a Copy 

6 Increase Volume 
66 Hear Message Details 
7 Slow Playback 
77 Rewind 5 Seconds 
8 Pause 
9 Speed Up Playback 
99 Fast Forward 5 Sec 
0 Help 
* Exit 
# Skip to Next Message


Send a Message 

Enter phone number 

or extension number, 
then # 

Review Message 

Mark as Urgent 

Mark as Private 

Re-Record Message 

Report on Send 

Report on Read 

Add Recipient 

Schedule for Future 


Send as is


Work with Greetings 

Personal Greeting 

Extended Absence 


Sys-Gen Greetings 

& Name Recording 

Group Mailbox Greetings 

Busy Greeting 

Out-of-office Hours 


Shared Greetings 

Forward all Calls to 

Voicemail Greeting 

Exit Menu


Mailbox Settings 

Group Lists 

Handsfree & Time 

Saver Options 

Security Options 

Group Mailbox Settings 

Notification Settings 

Additional Settings 

Advanced Call Features 


Live Message Screening 


Exit Menu



Reminders Settings 

Add New Reminder 

Recurring Reminders 


One-Off Reminders 






Review Erased 





during playback 

of message 


11 Play Previous Message 

2 Restore 


3 Permanently 



Send a Copy 

6 Increase Volume 
66 Hear Message Details 
7 Slow Playback 
77 Rewind 5 Seconds 
8 Pause 
9 Speed Up Playback 
99 Fast Forward 5 Sec 
0 Help 
* Exit 
# Skip to Next Message


Switch Account 


Next Hint 

Return to 

Main Menu 

Replay from Start 

of Menu 



Common Keys


Cancel input or move 

up a level 

End input or move 

forward in a list 

Helpful Hints 

Pause / Resume