PDF User Manual

  1. Home
  2. Manuals
  3. 123SEND AXEPT S800 Quick Start Manual

123SEND AXEPT S800 Quick Start Manual

Made by: 123SEND
Type: Quick Start Guide
Category: Payment Terminal
Pages: 20
Size: 1.29 MB

 

Download PDF User Manual


Related Product Video

 

Full Text Searchable PDF User Manual



background image

 

 

 

axept®

 S800  

Quick Start Guide 

 

 

 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

 
 
 
 

 

Contents 

 

1

 

Initial Setup ...................................................................................................... 3

 

1.1

 

Terminal Overview ......................................................................................... 4

 

1.2

 

Screen Overview............................................................................................. 5

 

1.2.1

 

Screen Icons Overview................................................................................... 5

 

1.3

 

Initial Terminal Setup ...................................................................................... 6

 

1.4

 

Connecting to the Network............................................................................ 7

 

2

 

Logging On ..................................................................................................... 8

 

3

 

Processing a Sale (Chip and PIN).................................................................. 10

 

4

 

Processing a Sale (Contactless) .................................................................... 14

 

Contact Details .......................................................................................................... 18

 

 

 
 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

 
 
 
Welcome

 

 
 

Thank you for choosing your 

axept®

 

S800 terminal from 123 Send/Hire. 

 
The 

axept®

 

S800 is designed to process transactions as quickly as possible 

whilst providing valuable reporting and other functionality backed by the 
Optomany Control Centre (OCC) web portal. 
 
This quick-start guide is designed to provide users of the 

axept®

 S800 with 

everything needed to set-up, register and process your first transaction. 
 
Should you have any queries on anything in this guide, please do not hesitate 
to contact 123’s Customer Support Team using the details on page 18.

 

 
 
 

 

 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

1 

Initial Setup 

Before starting to use the 

axept®

 S800, please take a few moments to check the contents of the box; you should 

have received the following: 
 
 
 

 

 

axept®

 S800 Terminal 

 

External AC Power Adapter 

 

External AC Power Cable 

 

Thermal Paper Roll 

 

Ethernet Cable 

 

Quick Start Guide (This Document) 

 
 

 

 

IMPORTANT 

PLEASE CONFIRM THAT THE TAMPER BAG AND TERMINAL SERIAL 

NUMBER MATCHES EMAIL NOTIFICATION(S) FROM 123. 

 

If anything is missing or damaged or you experience issues during the 

installation/activation, please contact 123 on 

0800 54 23 123 

(Outside of the UK, please call: 

0044 207 592 7760

or via email:  

customersupport@123send.net

 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

1.1  Terminal Overview 

An overview of the 

axept®

 

S900 terminal. 

 
 

 

 

 

 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

1.2  Screen Overview 

An overview of the 

axept®

 

S900 screen. 

 

 

 
 

 

Descriptions of the 

axept®

 S800 screen icons. 

 

Icon 

Description 

 

Internet connection present 

 

No internet connection present 

 

Transaction data stored on the terminal (not displayed once data uploaded) 

 

Terminal configuration download required 

 

  

Confirmation option 

 

Cancel option 

 

Ready for card (Chip and PIN, Contactless or Swipe) 

 

Green contactless LED (blinks when idle, incrementally lights up if card is being read) 

 

Contactless LED (unable to read card) 

 
 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

1.3  Initial Terminal Setup 

 

 

01

 

 

Insert the thermal paper roll into the 

axept®

 S800 terminal. 

 

• 

Pull lever on the terminal to open the lid (as highlighted) 

• 

Insert paper roll leaving at least 1cm exposed 

• 

Close Lid 

02 

 

Turn  the 

axept®

  S800  over  so  the  connections  on  the  underside  are 

visible. 
 
Connect  the  power  supply  into  the  socket  labelled  ‘Power’  (as 
highlighted). 
 
Connect  the  Ethernet  cable  (providing  internet  connectivity)  to  the  port 
labelled ‘LAN/RS232B’ (as highlighted). 

03 

 

Once  connected,  run  the  cables  through  the  cable  management 
sections of the 

axept®

 S800 (as shown left). 

 
This ensures that the cables are protected and the 

axept® 

S800 terminal 

will sit flat on the desk/counter. 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

1.4  Connecting to the Network 

Power on the 

axept®

 S800 by pressing and holding the 

 key on the keypad for a few seconds until the terminal 

screen lights up (the start-up process may take a few minutes).  

 

 

INFO

 

Please  refer  to  the  axept®  S800  User  Guide  (See  Further  Reading  –  Page  18)  for  more  information  on 
manually configuring Ethernet settings if you do not wish to use DHCP. 

 
 

 

01 

 

Once the loading process is complete, the Network Configuration menu 
will appear. 
 

Highlight ‘ETHERNET’ using the 

 and 

 keys on the keypad 

and press the 

 key on the keypad to continue. 

02 

 

axept®

  S800  supports  Dynamic  Host  Configuration  Protocol  (DHCP) 

which automatically obtains all network settings. 
 

To use this service, press the 

 key on the keypad to continue. 

03 

 

axept®

 S800 validates the network connection and communicates with 

the DHCP server to obtain an IP address and other network settings. 

04 

 

A confirmation screen will briefly be displayed once all network settings 
have been successfully configured.  
 
An 

  icon  will  be  displayed  on  the  status  bar  afterwards  to  show 

axept®

 S800 is connected via Ethernet. 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

2  Logging On 

Now set-up and activation are complete, 

axept®

 S800 is ready for the first logon. 

01

 

 

Once 

axept®

 S800 has completed the start-up process, it will prompt for 

confirmation of the Department ID.  Press the 

 key on the keypad 

to continue.   
 

If the Department ID needs to be changed, press the 

 key on the 

keypad and enter the new Department ID. 
 

02 

 

Enter the User ID sent to you by Optomany using the keypad and press 

the 

 key on the keypad to continue. 

03 

 

Enter  the  password  sent  to  you  by  Optomany  using  the  keypad  and 

press the 

 key on the keypad to continue. 

04 

 

Please wait whilst 

axept®

 S800 processes the log on details. 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

 

INFO

 

To Logon using a different Department ID, press the 

 key on the keypad on the Logon confirmation 

screen in step 

01

 

 

 

 

05 

 

Once the log on has been completed, the main menu will be displayed. 

 

 

If  this  is  still  the  correct  Department  ID,  press  the 

    key  on  the 

keypad to continue. 
 

If the Department ID needs to be changed, press the 

 key on the 

keypad and enter the new Department ID. 
 

Once entered, press the 

 key on the keypad to continue. 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

10 

3  Processing a Sale (Chip and PIN) 

Once the logging on process has been completed, 

axept®

 S800 is ready to process transactions.  The following 

describes the end-to-end operation of a Chip & PIN sale: 

01 

 

 

 

From the main menu, select option 1: Sale 
 

(Press the 

 key on the keypad). 

 
Alternatively, ask the cardholder to insert their card into (with the Chip of 
the card on top, facing towards you) into the Chip and PIN card slot at 
the base of the terminal. 

02 

 

Enter the amount of the sale using the keypad.   
(

axept®

 S800 will automatically enter the decimal place for you). 

 

Press the 

 key on the keypad to continue. 

03 

 

If required, enter the reference for the transaction.  If a reference is not 

needed, press the 

 key on the keypad to skip. 

 
To  use  alpha  characters, press  the  numeric  key  containing  the  alpha 
character required multiple times until it is displayed. 
 

Press the 

 key on the keypad to continue. 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

11 

04 

 

If the card holder’s card has been previously inserted, skip to Step 

06

otherwise 

axept® 

S900 will prompt for the card to be presented. 

05 

 

Insert the card (with the Chip of the card on top, facing towards you) into 
the Chip and PIN card slot at the base of the terminal. 

06 

 

Once the card is inserted, 

axept®

 S800 will process the card. 

 
Please wait and do not remove the card whilst this is in progress. 

07 

 

Press the 

 key on the keypad to confirm cashback is required or 

the 

 key on the keypad to skip. 

 
Only Merchants offering cashback and have this option setup will have 
the cashback facility. 
 
Skip to step 

10

 if cashback is not required. 

 

08 

 

If cashback is required, enter the cashback amount using the keypad.   
(

axept®

 S800 will automatically enter the decimal place for you). 

 

Press the 

 key on the keypad to continue. 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

12 

09 

 

The total amount of the sale and cashback will be displayed.  Press the 

 key on the keypad to confirm the amount is correct or press the 

 key on the keypad to cancel. 

10 

 

On  the  Enter  PIN  screen,  pass  the 

axept®

  S800  terminal  to  the 

cardholder and ask them to enter their PIN. 
 
After the PIN has been keyed in, the cardholder will then need to press 

the 

 key on the keypad to continue. 

11 

 

axept®

  S800  will  provide  a  PIN  OK  confirmation  if  the  PIN  has  been 

correctly entered. 

12 

 

axept®

 S800 will attempt to authorise the transaction with your chosen 

acquirer. 

13 

 

axept®

 S800 will confirm that the payment is complete if authorisation 

is successful. 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

13 

14 

 

Once the payment is complete, 

axept®

 S800 will prompt for the card to 

be removed. 

15 

 

Once the card is removed, the Merchant Receipt will begin printing. 

16 

 

Tear off the receipt from the 

axept®

 S800 terminal and press the 

 

key on the keypad to continue. 

17 

 

The cardholder receipt will then begin printing and can be torn off once 
printing has completed. 

18 

 

The payment processing procedure is now complete and 

axept®

 S800 

will return to the main menu. 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

14 

4  Processing a Sale (Contactless) 

axept®

 S800 supports contactless payments (including technologies such as Android Pay, Apple Pay etc.) and can 

be used where a cardholder has the contactless feature enabled on their card or device.  The following describes 
the end-to-end operation of a contactless payment sale: 
 

01 

 

From the main menu, select option 1: Sale 
 

(Press the 

 key on the keypad). 

02 

 

Enter the amount of the sale using the keypad.   
(

axept®

 S800 will automatically enter the decimal place for you). 

 

Press the 

 key on the keypad to continue. 

03 

 

If required, enter the reference for the transaction.  If a reference is not 

needed, press the 

 key on the keypad to skip. 

 
(To use alpha characters, press the numeric key containing the alpha 
character required multiple times until it is displayed). 
 

Press the 

 key on the keypad to continue. 

04 

 

axept® 

S800 will prompt for the card or device to be presented. 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

15 

05 

 

Position the (contactless enabled) card or device around the screen area 
of the terminal for a few seconds until a ‘beep’ sound confirms the card 
has been read (the green contactless LEDs will incrementally light up as 
the card is being read). 

06 

 

The ‘Card Read OK’ message will be displayed momentarily to confirm 
the card has been successfully read. 
 

07 

 

axept®

 S800 will attempt to authorise the transaction with your chosen 

acquirer. 

08 

 

axept®

 S800 will confirm that the payment is complete if authorisation 

is successful. 

09 

 

The Merchant Receipt will begin printing. 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

16 

10 

 

Tear off the receipt (after printing has completed) from the 

axept®

 S800 

terminal and press the 

 key on the keypad to continue. 

11 

 

The payment processing procedure is now complete and 

axept®

 S800 

will return to the main menu. 

 
 

 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

17 

 

INFO

 

A customer/cardholder copy of the receipt is not automatically printed for contactless transactions as it is 
not a mandatory requirement.  However, axept® S800 provides a facility to print a customer/cardholder 
copy of the receipt if required.

 

 
The  following  steps  describe  the  process  for  printing  a  customer/cardholder  copy  of  the  receipt  for  contactless 
transactions. 
 

01 

 

From the main menu, select option 1: Sale 
 

(Press the 

 key on the keypad). 

02 

 

From the Reprint menu, select option 2: Customer Copy 
 

(Press the 

 key on the keypad). 

03

 

 

The cardholder receipt will then begin printing and can be torn off once 
printing has completed and 

axept®

 S800 will return to the main menu. 

 

 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

18 

Further Reading

 

Should you need further information regarding the available functions of the terminal please access the 
full 
axept® S800 user guide at: http://www.123send.net/user-guides/axept800.pdf 

 

 

Contact Details 

If you have any questions or require support, please get in touch with us using the details below: 
 
 

123 Technical Support 

 
Phone:

 

 

020 8102 8102  

(outside of the UK, please call: 0044 207 592 7760) 
 
 

Customer support team hours are: 
 

Days

 

Hours Covered

 

Monday - Saturday 

08:00 – 23:00 

Sunday and Bank Holidays (excluding Christmas Day) 

10:00 – 17:00 

 
A 24-hour call answering service is available outside of these hours. 
 
 
Non-urgent requests can be emailed to customerservice@123send.net. 
 
 
Should you need to contact 123 for something other than support, the details are below. 

 

123 Head Office 

 

Address:

 

123 Send/Hire Ltd. 

 

 

120 Leman Street, 
London, 
E1 8EU. 
 

Phone: 

 

0800 54 23 123 

Email:

   

customerservice@123send.net

 

 

 

 


background image

www.123send.net 

123 - 

axept®

 S800 Quick Start Guide v1.5.1

 

19 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Issued by 123Send / 123Hire Ltd. Company Numbers: 03736624 & 04332502. 123Send and 123Hire are part of the CR7 Services Group of companies. Registered 
Address: New Barn, Roberts Farm, Smarden Road, Smarden, Ashford, Kent, TN27 8QJ. Trading address: 120 Leman Street, London, E1 8EU. All details are correct 
at the time of print - March 2017. v1.5.1